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「難題ついて考えた」話

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昨日のこと、部署の4月の運営報告をした際、全体収益が前年比で-3.5%の減収の要因として公休の増加を挙げて事務長へ報告しました。

以前までリハビリ業務が開始となる9時からが正式な勤務開始時間でしたが、始業までの準備や掃除、会議や朝礼などは8時半から始まるため、スタッフは全員8時半までには出勤しなければいけませんでした。

そんなグレイな状態も働き方改革の一環で4月より始業時間が8:30〜となったのですが、終業時間は変わらず、そうすると土曜がある週(6勤日)の労働時間が40時間を超えることになり、それは労基違反とのことで、この4月より0.5日分の公休が増えることになりました。

私の仕事はリハビリを実施した単位分(1単位20分)が収益となりますが、理学療法士1名の取得可能単位数は週108単位と定められていますので休みが増えれば当然ながら取得単位数が減るため、その分収益は減ることになります。

ですので、減収の要因は公休が増えたこと結論づけて報告しました。

すると・・・

 

前年度比での減収、公休が増えたからとの理由ですけど

公休増えることで減収という単純理由では、思考・発想の知恵が全くありません。

どのようにすれば、増収に転換できるか考えてください。

 

というメールが事務長から届きました。

いままで10年間右肩上がりで成長続けてきたうえに、0に近かった有給取得率を20%以上にして、スタッフの離職率も低いことについては全然褒めてもくれないのにちょっと収益下がったらこうだもんなぁと不満も口に付きますが、思考・発想の知恵がないと言われてしまうとは・・・何のために毎週思考トレーニングをしているのか、自身の凡ミスを反省しこの難題について考えてみました。

 

「休みを増やしてさらに生産性を上げろ」

 

この矛盾に満ちた難題について、まずは今までやってきた思考トレーニングにのっとって減収は本当に公休が増えたことが要因なのか改めて考えてみて、問題の本質を見極めることにしました。

実際の数字(単位数)を追ってみますと、単位数は昨年度比で-90単位ほどとなっており、事前に予測された公休0.5が増えたことによる損失単位数は0.5日=10単位×13(人数)で-130単位を下回っていたことがわかります。

4月以前は公休を貯めて別月に1日休みを取得したり、まとめて取得することを認めていましたが、このままでは108単位の分母が減る週が増えてしまい、コスト算定の効率が悪くなります。そのため週40時間労働がなくなるように5.5勤務週に公休を当てて同月内に公休を消費するように義務付けることによって108単位の分母をなるべく減らさないようにすること、急性期のコストの高い入院患者さんのリハビリ単位数を1%程度増やすことを目標に挙げるなど減収対策を事前に打っていたために、40単位ほどは損失回避できていることがわかりました。

したがって同じ減収でも「成果の出た良い減収」であることがわかります。これによりまずは減収=ネガティブというフレームを外すことができました。

問題はここから増収に転じるためにはどうすればいいのかということになります。

単純に考えれば

①損失単位を減らすこと

②取得可能単位の分母を増やすこと

この2点をスタッフの労働時間を増やさずにするためにどのような方法があるのかを考えればよく、だいぶ問題が整理されてきました。

では具体的に私が考えたことについて整理してきたいと思います。

 

①損失単位を減らす

 

始業開始時間が8:30からになったことでリハビリの開始時間も早めることができるようになりました。

外来は9時から開始予定なので、9時前には入院患者さんのリハビリをすることができます。

1単位が20分なので9時から外来が開始となると8時40分から1単位分のリハビリが可能です。

8時半から会議があるのは月曜日、火曜日、木曜日なので水曜日、金曜日、土曜日のみ8時40分から可能です。

現在は9時までは掃除、朝ミーティング、入院予約確認に当てていましたがこれらを10分で行うことできれば8時40分からの業務開始が可能となります。

これによって1単位✕週3日✕13(スタッフ数)=39単位を増やすことが可能です。

4月に当てはめれば前年とほぼ同数の単位取得となり、さらに入院の割合が増えることによる増収が見込めます。

これでほぼ課題はクリアですかね。あとは10分で現在のクオリティのミーティングと掃除が可能かということですが、これがなかなか難しいです。特に掃除は感染対策もあってかなり入念にやっています。床掃除だけでも業務委託できればこの問題はクリアできそうなので、そこは事務長に相談してみます。ただしそれをやる理由が明確になっている分、相談しやすくなりました。

あと、現在私の職場では時間休を取ることができず、最低でも半日になります。リハビリが予約制になって以降、面談の際にたびたび1時間、2時間の時間休を取得できないかとの要望を受けています。例えばまれにですが昼以降夕方まで予約が入っていないということがあります。ここに時間休を当てることにより効率よく休みを取得することができ、フレキシブルな単位管理が可能となるため取得単位減少の予防になると考えました。

しかしながら、これは現在の職場内規の改定やタイムカードの運用方法、休み管理の方法の変更が必要であり、今すぐ実施することが難しいでしょう。しかしスタッフの働きやすい環境の構築とコストの無駄を防ぐ意味では検討する価値があると思い提案しました。

②取得単位の分母を増やす

 

これにもっとも手っ取り早いのはスタッフの人員を増やすことです。しかし、スタッフの要望とスタッフバランスにより人員補充の最優先は中途採用ではなく次年度の新卒採用となり、これも今すぐ実施することが難しい事案になります。

スタッフルームやリハビリ室のスペースの問題もあり、人員の補充には環境整備が必要となります。

こちらも問題が明確になることでやるべきことも明確になり、例えば不必要なリハビリ物品、器具の撤去や必要な治療ベッドの設置などの準備に動くことができます。

 

まとめ

 

以上により、現状を維持しながらも増収に切り替える方法をいくつか考えることができました。事務長の言う「思考・発想の知恵」はまさに思考トレーニングであり、これにより実施するために必要な準備や話し合う内容が明確になり、一見すると高そうな壁も分解してみると超えられるハードルをいくつかクリアするだけで良いことがわかりました。

思考トレーニングといっておきながら思考停止していた自分を反省しつつまとめに変えさせていただきます。

皆さんも身近な「難題」がありましたらぜひ共有していただければと思います。

 

最後までお読みいただきありがとうございました。

 

 

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Comments from NEMber
やそ
2019-05-10 20:46:50ID:115595

>>7zoesan::さん
無駄に長くはないと思います!
必要最小限。
こちらこそ毎回良い記事をありがとうございます。

7zoesan
2019-05-10 12:59:57ID:115504

>>やそ::さん
いつも無駄に長くすみません!
読んでいただきありがとうございました!

やそ
2019-05-10 12:52:57ID:115500

とても読みごたえのある回でした。
お疲れ様です。

7zoesan
2019-05-09 23:48:02ID:115306

>>matsuno@漆黒のFiFiイベ連動企画隊員::さん
いやカチンときましたよ笑
ぶつくさいいながらも与えられた難題を思考トレーニングと思って考えているみると楽しくなってきました。

matsuno@漆黒の
2019-05-09 23:37:02ID:115291

上司にそういわれたら私でしたらカチンと来そうですが、流石です!

NEMber who posted this article

北海道で理学療法士兼スポーツトレーナーとして活動しています。
これまでの臨床経験から得た気づきや学びに関すること、
日々の読書の備忘録など、徒然なるままに健康と幸福と自身の人生観についてアウトプットしていきたいと思います。
NEMはあまり関係ないことが多く、申し訳ありません!!

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